Para que serve o Certificado Digital para condomínios residenciais? Como e onde fazer? Neste artigo explicamos as principais dúvidas e a importância da segurança nas transações online.
O Certificado Digital é uma realidade há alguns anos e tem assumido uma forma cada vez mais presente no cotidiano de profissionais e empresas.
Com o aumento da transformação digital em que o uso da tecnologia para se torna essencial para as tarefas diárias, cresce também a preocupação com a segurança no uso dos meios digitais.
Essencial para Conectividade Social
Nesse cenário, o próprio Poder Público tem sido um dos grandes utilizadores e incentivadores do uso do Certificado Digital, incluindo essa tecnologia em diferentes serviços públicos, sites e plataformas de dados governamentais, como é o caso do e-CAC e do canal “Conectividade Social”.
Essa nova realidade digital impacta na rotina de todos nós e com os condomínios não seria diferente. Hoje em dia, o Certificado Digital é necessário para unidades condominiais.
O que é o Certificado Digital para condomínio?
Tecnicamente, o Certificado Digital para condomínio é basicamente um Certificado e-CNPJ convencional. Garantir a segurança da identidade eletrônica do condomínio é a sua principal função. Sendo utilizado nas relações e transações em ambientes digitais, como nos portais de órgãos públicos: eSocial, Receita Federal, entre outros.
Ainda que a nossa legislação brasileira não deixe claro quanto à natureza jurídica do condomínio residencial ou comercial. Não se pode se afirmar que se trata de uma pessoa física, uma vez que não é um ser humano.
No entanto, também não é exatamente uma pessoa jurídica, isso porque a constituição do condomínio possui regras e normativas diferentes de uma empresa.
O Certificado Digital para condomínios é um e-CNPJ, assim como ao que é emitido por empresas. A única diferença está na forma de como o Certificado Digital poderá ser utilizado pelo condomínio.
Para que serve o Certificado Digital para Condomínios?
Desde 2013, o Certificado Digital se tornou uma ferramenta obrigatória para a regularidade dos condomínios. A partir deste ano o Certificado passou a ser indispensável para o acesso ao canal “Conectividade Social”, da Caixa Econômica Federal.
O Certificado Digital garante o acesso ao portal de serviços da Caixa, por meio de sua utilização o síndico do condomínio consegue transmitir dados e informações importantes, relacionadas aos empregados do condomínio ( FGTS, Previdência Social e direitos trabalhistas).
Sem o acesso ao canal Conectividade Social, o condomínio fica exposto a incidência de penalidades, multas e outras restrições com os órgãos públicos pelo descumprimento de obrigações impostas por lei.
O Certificado Digital para condomínios traz novas possibilidades e promove a desburocratização de processos. O síndico pode acessar relatório de pagamentos do FGTS dos funcionários, ainda que o condomínio tercerize os serviços de contabilidade, por exemplo.
No mesmo sentido, o Certificado Digital também garante ao síndico o acesso amplo ao Portal e-CAC, da Receita Federal. Nesse ambiente digital, é possível consultar a existência de dívidas com a União, pendências tributárias, emitir certidões e acompanhar o trâmite de processos administrativos, além de muitos outros serviços importantes. Ou seja, é fundamental para manter a visibilidade e transparência ao gestor do condomínio.
O Certificado Digital é necessário para todos os condomínios?
Essa é uma dúvida bastante comum e pertinente quando o assunto envolve o Certificado Digital para condomínio. Alguns síndicos, pelo fato de o condomínio ser pequeno e não contar com empregados, acreditam que o Certificado Digital não é uma ferramenta essencial e até dispensável.
No entanto, esse é um erro. A exigência estabelecida pela Caixa Econômica Federal, lá em 2013, se aplica a todos os condomínios existentes no país. Assim, ainda que o condomínio não tenha funcionários, o Certificado Digital pode ser muito útil para o lançamento de informações no canal Conectividade Social no caso de pagamentos feitos a prestadores de serviço autônomos, por exemplo.
Além disso, a ferramenta também é usada no encaminhamento de informações para a declaração de Imposto de Renda. Todas essas facilidades do Certificado Digital e funcionalidades justificam a sua adoção pelos condomínios.
Como o síndico pode providenciar o Certificado Digital?
A aquisição e emissão do Certificado Digital são processos simples e podem ser feitos pelo próprio síndico do condomínio. O passo inicial é ir em busca de uma Autoridade Certificadora licenciada pelo Instituto de Tecnologia da Informação (ITI), como a Signa Safe, e efetuar a compra do Certificado Digital — que nesse caso é o modelo e-CNPJ.
Na Signa Safe o síndico pode realizar o pedido por telefone e realizar todo a emissão do Certificado Digital sem sair de casa por Videoconferência ou mesmo presencialmente em uma das unidades em Sorocaba e Votorantim.
Vale lembrar que a emissão do Certificado Digital pelo síndico exige alguns documentos específicos. Nesse sentido, na etapa de validação presencial, é preciso apresentar a convenção do condomínio e a ata de eleição originais, comprovando que é realmente o síndico.
O processo de emissão de Certificado da Signa Safe é bem simples. Não se exige nenhuma cópia de documento autenticado, mas apenas alguns documentos pessoais originais. Há ainda a possibilidade de um Agente de Registro Signa Safe ir até o síndico proceder com a validação, caso seja necessário o atendimento VIP Delivery.
O Certificado Digital para condomínios não é uma exigência recente. Porém, há muitos síndicos que desconhecem a obrigatoriedade e as vantagens que desta tecnologia para a regularidade de um condomínio.
